Le travail à distance et l’impossibilité de réaliser des réunions physiques n’est pas synonyme de démultiplication des mails. Les consultants de l’équipe MURANO Conseil vous rassurent : les réunions à distance ça fonctionne ! On vous donne nos tips :
- Je choisis le bon outil: en fonction du nombre de participants, du besoin de partager son écran, de partager des documents, des outils déjà en place dans votre structure (rien ne sert de les démultiplier) et enfin du prix. Parmi ces outils, nous pouvons citer Teams, Zoom, Skype, Webex, GoToMeeting… et pourquoi pas HouseParty s’il s’agit d’un apéro en afterwork entre collègues 😉
- Pour rendre des réunions plus ludiques, efficaces et collaboratives, un bon nombre d’outils peuvent être utilisés en complément, parmi eux, nous pouvons citer Klaxoon, Beekast, Kahoot… Ils permettent de faire des sondages, des nuages de mots, des votes en live, des quizz, des brainstorm à distance…
- Je systématise la mise à disposition d’un lien de connexion vers l’outil collaboratif dès la création de mon invitation et les éventuels codes d’accès associés et le guide d’utilisation de l’outil (les plus simples et accessibles possibles au plus grand nombre). Je m’assure avant la réunion que les personnes aient réussi à se connecter, pour gagner du temps lorsque nous serons tous réunis en conf call et ne pas stigmatiser les moins technophiles.
- Tout comme une réunion en physique je me connecte à l’heure, j’invite les bonnes personnes, j’envoie un ordre du jour en amont, des documents à consulter avant la réunion pour ne pas « débarquer » sur le sujet et avoir déjà un avis sur les décisions à prendre voire encore mieux un travail préparatoire envoyé 48h minimum avant la réunion.
- La concentration dans une réunion à distance se perd plus facilement, je favorise donc les réunions plus courtes (idéal 45 minutes maximum 1h), quitte à diviser en 2 les sujets à aborder. Ou à faire une pause conséquente au milieu d’une très longue réunion.
- En amont de la réunion, je vérifie que mon matériel est fonctionnel (Micro / Vidéo / Wifi), que je suis installé dans une pièce calme et que j’ai une tenue correcte.
- Pendant la réunion:
- Si possible et si la connexion me le permet, je mets la vidéo en début de réunion, il est en effet toujours plus agréable de savoir à qui on s’adresse (ne pas forcer néanmoins les participants à le faire s’ils n’ont pas été prévenus). Il est également possible sur certaines applications de flouter son arrière-plan pour ne laisser apparaitre que son visage.
- Nous recommandons un petit icebreaker autour du surgissement potentiel d’enfants ou de conjoint dans la réunion (qui peuvent avoir un avis à donner pourquoi pas ;-), ce qui rend tout le monde à l’aise, vous aussi vous êtes dans des conditions un peu particulières, cela vous rend plus proche. Idem si votre connexion n’est pas stable anticiper des guidelines à tenir si vous disparaissez de la réunion de façon impromptue !
- Je coupe mon micro s’il y a du bruit autour de moi et que je n’ai pas besoin d’intervenir, à proposer aux participants si je suis animateur ou pendant les séances de travail individuel des ateliers collectifs (certains outils permettent de couper les micros pour distribuer la parole de façon structurée).
- Je partage mon écran pour que tout le monde avance au même rythme, même dans le cas d’outils collaboratifs type Klaxoon, une seule interface commune est plus efficace. Cela peut être aussi le fichier partagé du Teams qui est commenté et modifié en direct avec l’alignement du groupe par exemple.
- En effet et c’est encore plus vrai dans les réunions digitalisées, la prise de parole peut être monopolisée par certains.
Demandez à ce que chaque personne prenant la parole rappelle son prénom surtout si tous les interlocuteurs ne se connaissent pas.
Ayez à portée de main la liste des participants pour pouvoir faire parler ceux qui n’en ont pas eu encore l’occasion.
Organisez un tour de table en début et fin de réunion pour donner l’occasion à tous de s’exprimer.
- En fin de réunion, je finalise avec des actions concrètes pour chacun et des next steps claires.
- Je remercie tout le monde et demande des feedbacks via un petit questionnaire online sur Googleform ou Typeform, on a toujours des pistes d’amélioration à apporter à ces nouvelles pratiques !
- Évidemment je fais parvenir compte rendu (qui pourrait être ajouté à mon channel Teams également).
Ces règles doivent vous permettre de réaliser des réunions à distance tout aussi productives et même vous permettre de gagner du temps en allant à l’essentiel avec une audience ayant déjà réfléchit au sujet.
La clef d’une réunion réussie étant, mais on ne se répètera jamais assez sur ce point, la PRE-PA-RA-TION !
Chez MURANO Conseil on collabore à distance sans se prendre au sérieux : ici le challenge « Accessoire » d’une de nos dernières réunions de staffing !
Ces articles pourraient vous intéresser :
- Expérience collaborateur : Les 4 grandes attentes >> Lire l’article
- TIPS : Donner du sens >> Lire l’article
- TIPS : Montrer de la considération>> Lire l’article