Vous souhaitez revoir votre stratégie d’achats ou remettre vos fournisseurs en compétition, MURANO décrypte l’exercice de style complexe : l’appel d’offres.
Il est recommandé de remettre sur le marché certain périmètres de ses achats. Cependant comme dans tout partenariat vous connaissez les services que vous achetez mais pas forcément ce que vous achèterez dans le futur. Pour éviter tout désagrément et continuer sa quête de recherche du partenaire idéal, il faudra garder à l’esprit les points d’attention suivants et éviter habilement les pièges de l’appel d’offres :
1.Faire valider ses documents d’appel d’offres par un apport d’expertise :
Rien de plus frustrant qu’un appel d’offres qui tombe à l’eau ou prend du retard parce que les détails techniques du dossier ne sont pas clairement définis et ne permettent pas aux acteurs interrogés de formuler une réponse correcte. Pour s’adresser convenablement aux acteurs du marché il faut parler le même langage et être précis sur les termes techniques qui sont généralement les points d’attention particuliers de votre besoin. Faire passer vos cahiers des charges et annexes dans les mains d’un expert permet de faire valider qu’il sera compréhensible et bien appréhendé de tous.
Pour rassurer et apaiser la relation avec le fournisseur en place qui risque de se tendre suite à l’annonce d’un proche appel d’offres, il peut être intéressant de le faire valider par votre fournisseur en place pour lui montrer que vous cherchez des prestations similaires à celle qu’il vous fournit et que vous ne biaisez pas la consultation. C’est aussi une forme de gentleman agreement : Vous lui offrez une visibilité en avant-première de l’état de vos besoins futurs.
2. Alerter le fournisseur en place de la démarche :
Bien que le fournisseur en place bénéficie de la connaissance du dossier, il n’est pas sûr qu’il conservera sa place. Pour éviter toute sortie difficile notamment en cas de collaboration de longue date avec le fournisseur en place il est important de dénoncer le contrat et d’informer le prestataire qu’il est possible qu’il ne soit pas reconduit. Attention, nous constatons trop souvent chez nos clients une absence de contrat. Dans ce cas, c’est bien la collaboration qui dit être officiellement remise en cause, car l’absence de contrat ne vous exonère pas d’une rupture dans les formes. Plus la relation est de longue durée et plus il est important de faire cette démarche en amont pour que la sortie soit acceptée.
3. Analyser les documents de réponse fournis par les candidats :
Les candidats vous remettront un certain nombre de documents conformément à ceux demandés dans le cahier des charges de la consultation. La richesse d’une réponse d’un candidat se trouvera dans la personnalisation qu’il aura faite pour mettre en avant ses forces et répondre au plus proche de votre besoin. En effet les présentations génériques et les centaines de pages de rapport financier n’ont que peu d’intérêt autre que la connaissance générale de l’acteur. Il est important de rester focaliser sur votre but, trouver le meilleur prestataire pour répondre aux attentes formulées et ne pas se laisser noyer sous une masse de document.
Une bonne réponse doit être personnalisée, précise et comprendre des arguments clairs en réponse à la problématique. Vous êtes en droit d’attendre une candidature parfaitement dimensionnée par rapport au cahier des charges que vous avez rédigé.
4. Chaque prestataire à sa manière de coter une prestation :
L’aspect financier et l’analyse des grilles tarifaires sont toujours des éléments importants dans une démarche de consultation. La remise des prix est accompagnée de la remise des SLA qui vont avec la prestation. Chaque fournisseur à une qualité de service qui lui est propre. Il est important de prendre en considération dans la comparaison les écarts de SLA qu’il peut exister entre les compétiteurs.
S’attarder quelques instants supplémentaires sur la recherche de coûts cachés (délais, run de fabrication, stockage, manutention, frais fixes d’impression…) et aux conditions générales de vente (franco, conditions de livraisons, facturation, …) sont aussi des paramètres importants à ne pas omettre lors de l’analyse.
Attardez-vous en amont à établir une grille de notation des différents indicateurs et du poids relatif que vous mettez de façon subjective sur chacun d’eux. Trop de clients sont focalisés sur le prix, mais c’est un bien mauvais ami lorsqu’il est pris isolément ! La formalisation de vos critères de sélection vous permettra de rendre votre analyse plus « froide ». Nous constatons trop d’appel d’offres « freestyle » qui n’ont pour but que d’obtenir des prix, ce qui épuise le marché et dissuade les grands changements.
5. Vérifier et tester :
Avant tout changement de stratégie, il est nécessaire de tester et de se rendre compte de ce qui est proposé. Pour ce faire il est important ne donnez pas le verdict de votre consultation pour conserver la mobilisation des acteurs retenus pour la fin du processus et d’être sûr de la qualité proposée. Il ne faut pas hésiter à demander au cours de la consultation des démos, des prototypes, des visites sur les sites de production ou des demandes des tests directement en conditions réelles. Bien que le cahier des charges soit clair et précis chaque fournisseur à des produits qui lui sont propres et rien ne remplace un test.
6. Réaliser des feedback personnalisés :
Il est important, dans le cadre du respect des prestataires qui ont pris du temps pour répondre à votre appel d’offres de leur faire un débrief écrit, très complet, circonstancié et respectant la confidentialité aux candidats non retenus. Cela est une opportunité pour eux d’en apprendre sur les conditions de marchés, sans évidemment donner les grilles tarifaires du prestataire retenu.
Si, elle est expliquée et comprise, la non retenue lors d’un appel d’offres sera l’opportunité de s’améliorer et d’accepter de participer à d’autres futurs AO.
7. Animer son appel d’offres :
Ce dernier point est souvent négligé, il est important de nouer une relation avec les candidats, de susciter de l’intérêt pour votre dossier et d’accompagner les candidats dans la rédaction de leur réponse. De plus cela permet de garder les fournisseurs en alerte et de respecter les délais du projet. En effet il est très fréquent de constater des dérapages sur les timings lors des appels d’offres.
Réaliser un appel d’offres est un exercice de style complexe et piégeux. Il est nécessaire d’analyser finement chacune des réponses dans un démarche d’intégration globale du produit dans le système. N’oubliez pas que c’est votre appel d’offres et que vous serez le futur consommateur alors prenez vos responsabilités, animez, posez vos questions et testez ce qui est proposé.
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